সঠিক দরখাস্ত লেখার নিয়ম অফিসে, স্কুলে ও কলেজে ছুটির দরখাস্ত লেখার সহজ উপায়

আমাদের দৈনন্দিন জীবনে প্রাতিষ্ঠানিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে দরখাস্ত লেখার নিয়ম জানা অত্যন্ত জরুরি। বিশেষ করে ছাত্রজীবন থেকে শুরু করে কর্মজীবন পর্যন্ত সবখানেই ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম আমাদের প্রতিনিয়ত প্রয়োজন হয়। একটি সুন্দর, গুছানো এবং সঠিক নিয়মে লেখা দরখাস্ত আপনার ব্যক্তিত্ব ও পেশাদারিত্বের পরিচয় বহন করে। অনেকেই দরখাস্ত বা leave application লেখার সময় সাধারণ কিছু ভুল করে থাকেন, যার কারণে আবেদনটি গ্রহণযোগ্যতা হারাতে পারে। আপনি যদি স্কুলে, কলেজে, মাদ্রাসায় বা আপনার অফিসে ছুটির জন্য আবেদন করতে চান, তবে কিছু নির্দিষ্ট নিয়ম কানুন মেনে চলা আবশ্যক। আজকের এই আর্টিকেলে আমরা একটি আদর্শ দরখাস্ত কীভাবে লিখতে হয়, তার কাঠামো কী হবে এবং বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের জন্য দরখাস্তের উপযুক্ত নমুনা নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করব।

দরখাস্ত কী এবং কেন এটি এত গুরুত্বপূর্ণ?

দরখাস্ত বা আবেদনপত্র হলো কোনো নির্দিষ্ট বিষয়ে কর্তৃপক্ষের কাছে বিনীতভাবে নিজের দাবি, ছুটি বা কোনো সুবিধা চেয়ে করা আনুষ্ঠানিক লিখিত আবেদন। প্রাতিষ্ঠানিক নিয়ম অনুযায়ী, আপনি মুখে বলে কোনো ছুটি বা সুবিধা নিতে পারবেন না, এর জন্য একটি লিখিত প্রমাণের প্রয়োজন হয়। এখানেই দরখাস্ত লেখার নিয়ম সঠিকভাবে জানাটা কাজে আসে। এটি আপনার এবং কর্তৃপক্ষের মধ্যে একটি দাপ্তরিক রেকর্ড হিসেবে কাজ করে। সঠিক নিয়মে লেখা দরখাস্ত আপনার বক্তব্যকে পরিষ্কারভাবে উপস্থাপন করে এবং কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে।

আরও পড়ুনঃ মহান বিজয় দিবস রচনা

একটি আদর্শ দরখাস্তের মূল কাঠামো

যেকোনো দরখাস্ত, তা ছুটির হোক বা অন্য কোনো বিষয়ের, একটি নির্দিষ্ট কাঠামো অনুসরণ করে লিখতে হয়। এই কাঠামোটি সব ধরনের প্রাতিষ্ঠানিক আবেদনের জন্যই প্রায় একই রকম থাকে। নিচে একটি আদর্শ দরখাস্তের কাঠামোগত অংশগুলো ধাপে ধাপে আলোচনা করা হলো:

১. তারিখ: দরখাস্তের একেবারে শুরুতে বাম দিকে বা ডান দিকে (ফরম্যাট অনুযায়ী) তারিখ লিখতে হয়। আপনি যে দিনে দরখাস্ত জমা দিচ্ছেন, অবশ্যই সেই দিনের তারিখ ব্যবহার করবেন। ২. প্রাপকের পদবি ও ঠিকানা: তারিখের ঠিক নিচেই আপনি যার কাছে আবেদন করছেন তার পদবি (যেমন- প্রধান শিক্ষক, অধ্যক্ষ, বা Business Development Manager) এবং প্রতিষ্ঠানের নাম ও পূর্ণ ঠিকানা লিখতে হবে। ৩. বিষয়: এটি দরখাস্তের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ। বিষয়টি এমনভাবে লিখতে হবে যেন এক লাইনেই প্রাপক বুঝতে পারেন দরখাস্তটি কী উদ্দেশ্যে লেখা হয়েছে। যেমন: “অসুস্থতাজনিত ছুটির জন্য আবেদন।” ৪. সম্ভাষণ: প্রাপককে সম্মান জানিয়ে দরখাস্তের মূল অংশ শুরু করতে হয়। সাধারণত “জনাব”, “মহোদয়”, “স্যার”, বা “ম্যাডাম” শব্দগুলো ব্যবহার করা হয়। ৫. মূল বক্তব্য বা বডি: এই অংশে আপনাকে আপনার সমস্যার কথা বা আবেদনের কারণ স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষেপে বর্ণনা করতে হবে। অযথা দীর্ঘ কথা না লিখে মূল পয়েন্টে ফোকাস করা উচিত। ৬. বিদায়ী সম্ভাষণ বা উপসংহার: মূল বক্তব্য শেষ করার পর বিনীতভাবে কর্তৃপক্ষের কাছে আপনার আবেদনটি মঞ্জুর করার অনুরোধ জানাতে হয়। ৭. প্রেরকের পরিচয় ও স্বাক্ষর: দরখাস্তের শেষে “বিনীত নিবেদক” বা “আপনার একান্ত অনুগত” লিখে নিজের নাম, স্বাক্ষর, পদবি (অফিসের ক্ষেত্রে) বা শ্রেণি ও রোল নম্বর (শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে) উল্লেখ করতে হয়।

ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম ও গুরুত্বপূর্ণ দিকসমূহ

একটি ছুটির আবেদনে বা leave application এ উল্লেখ করার মতো বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় রয়েছে। আপনি যখন ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম অনুসরণ করবেন, তখন নিচের বিষয়গুলো অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে:

• সঠিক তারিখ উল্লেখ করা: দরখাস্ত জমা দেওয়ার তারিখ এবং আপনি কত তারিখ থেকে কত তারিখ পর্যন্ত ছুটি চাচ্ছেন, তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকতে হবে।
• আবেদনের বিষয় বা উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে লেখা: বিষয়ের স্থানে ছুটির কারণটি এক বাক্যে পরিষ্কারভাবে লিখতে হবে।
• সঠিকভাবে ছুটির কারণ ব্যক্ত করা: মূল বডিতে আপনি কেন ছুটি চাচ্ছেন, তা সহজ ভাষায় ব্যাখ্যা করতে হবে। কারণটি যৌক্তিক হতে হবে।
• প্রয়োজনীয় ছুটির সংখ্যা: আপনি ঠিক কত দিনের ছুটি চান, তা সংখ্যায় এবং তারিখে নির্দিষ্ট করে উল্লেখ করতে হবে।
• আপনার অনুপস্থিতিতে কাজের পরিকল্পনা যোগ করা: এটি মূলত চাকরির দরখাস্ত বা অফিসের ছুটির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। আপনি ছুটিতে থাকলে আপনার কাজ কে বা কীভাবে সামলাবে, তার একটি সংক্ষিপ্ত ধারণা দেওয়া পেশাদারিত্বের লক্ষণ।
• জরুরি পরিস্থিতিতে যোগাযোগের তথ্য যুক্ত করা: অফিসের ছুটির দরখাস্তের ক্ষেত্রে জরুরি প্রয়োজনে আপনার সাথে কীভাবে যোগাযোগ করা যাবে, সেই ফোন নম্বর বা ইমেইল যুক্ত করে দেওয়া ভালো।
• আপনার স্বাক্ষর: দরখাস্তের শেষে আপনার নিজস্ব স্বাক্ষর থাকা বাধ্যতামূলক। এটি দরখাস্তটিকে বৈধতা প্রদান করে।

আরও পড়ুনঃ চাকরির দরখাস্ত লেখার নিয়ম ২০২৬ বাংলায় চাকরির আবেদন পত্র লেখার নিখুঁত নমুনা

অফিসে, স্কুলে, কলেজ ও মাদ্রাসায় ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম

প্রতিটি দরখাস্ত লেখার নিয়ম মোটামুটি একই রকম হলেও প্রতিষ্ঠানের ধরন অনুযায়ী ভাষা এবং সম্বোধনে কিছুটা পরিবর্তন আসে। শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে ভাষা কিছুটা বেশি বিনয়ী হয়, অন্যদিকে কর্পোরেট বা অফিসে ছুটির দরখাস্ত লেখার ক্ষেত্রে ভাষা হতে হয় অত্যন্ত পেশাদার বা প্রফেশনাল। নিচে বিভিন্ন পরিস্থিতির জন্য প্রয়োজনীয় ছুটির দরখাস্তের নমুনা দেওয়া হলো।

নমুনা ১: বড় বোনের বিয়ে উপলক্ষে অগ্রিম ছুটির জন্য আবেদন (কলেজ বা মাদ্রাসা)

কলেজ বা মাদ্রাসায় পড়ার সময় পরিবারের বিভিন্ন অনুষ্ঠানে যোগ দেওয়ার জন্য ছুটির প্রয়োজন হয়। এরকম পরিস্থিতিতে আপনি নিচের ফরম্যাটটি অনুসরণ করতে পারেন।

তারিখ: ১৫ নভেম্বর, ২০২৬ অধ্যক্ষ, নীলফামারী সরকারি মহাবিদ্যালয়, নীলফামারী।

বিষয়: অগ্রিম ছুটির জন্য আবেদন।

জনাব, সবিনয় নিবেদন এই যে, আমি আপনার কলেজের দ্বাদশ শ্রেণির বিজ্ঞান বিভাগের একজন নিয়মিত ছাত্র। আসছে ২০ নভেম্বর আমার বড় বোনের বিয়ের দিন ধার্য করা হয়েছে। এ জন্য বিয়ের আগের দিন ও পরের দিনসহ মোট তিন দিন বিয়ের অনুষ্ঠান তদারকির দায়িত্ব এবং পারিবারিক ব্যস্ততা আমার ওপর ন্যস্ত হয়েছে। এই কারণে আগামী ১৯ নভেম্বর থেকে ২১ নভেম্বর পর্যন্ত আমার কলেজে উপস্থিত থাকা সম্ভব হবে না।

অতএব, জনাবের কাছে বিনীত নিবেদন এই যে, সার্বিক পরিস্থিতি বিবেচনা করে আমাকে উল্লিখিত ৩ (তিন) দিনের ছুটি প্রদান করে বাধিত করতে জনাবের মর্জি হয়।

বিনীত নিবেদক— আপনার একান্ত অনুগত ছাত্র নাম: মো. শফিকুল ইসলাম দ্বাদশ শ্রেণি বিভাগ: বিজ্ঞান শাখা: ক রোল নং: ১২

নমুনা ২: অফিসে অনুপস্থিতির জন্য ছুটির আবেদন

অফিসে কাজ করার সময় হঠাৎ অসুস্থ হলে বা কোনো জরুরি কারণে অফিসে যেতে না পারলে পরবর্তীতে একটি দরখাস্ত দিতে হয়। একে post-leave application বলা হয়। এটি লেখার নিয়ম নিচে দেওয়া হলো।

তারিখ: ১৫ এপ্রিল, ২০২২

বরাবর, Business Development Manager, এবিসি কর্পোরেশন লিমিটেড, মতিঝিল, ঢাকা।

বিষয়: অনুপস্থিতির কারণে ছুটি মঞ্জুরীর আবেদন।

স্যার/ম্যাডাম, সম্মানপূর্বক বিনীত নিবেদন এই যে, আমি (আপনার নাম), আপনার অফিসের Business Development বিভাগের একজন কর্মী (আপনার পদবি)। অত্যন্ত দুঃখের সাথে জানাচ্ছি যে, হঠাৎ করে তীব্র জ্বরে আক্রান্ত হওয়ার কারণে গত ১২/০৪/২০২২ থেকে ১৪/০৪/২০২২ তারিখ পর্যন্ত সর্বমোট ৩ (তিন) দিন আমি অফিসে উপস্থিত থাকতে পারিনি। শারীরিক অসুস্থতা এতটাই বেশি ছিল যে, আমি পূর্ব থেকে কোনো আগাম নোটিশ দিতে সক্ষম হইনি। বর্তমানে আমি সুস্থ এবং আজ থেকে পুনরায় কাজে যোগ দিয়েছি।

সুতরাং, আপনার কাছে আমার বিনীত অনুরোধ এই যে, আমার শারীরিক অসুস্থতার কারণবশত ছুটি নেওয়ার বিষয়টিকে মানবিক দৃষ্টিভঙ্গিতে বিবেচনা করে আমার এই ৩ (তিন) দিন ব্যাপী অনুপস্থিতিকে ছুটি হিসেবে মঞ্জুর করে বাধিত করবেন।

আপনার একান্ত অনুগত, (আপনার নাম/স্বাক্ষর) পদবি: Business Development Assistant বিভাগ: Business Development মোবাইল নম্বর: ০১৭১২-৩৪৫৬৭৮

ব্যক্তিগত চিঠি লেখার নিয়ম (বিদ্যালয়ে বার্ষিক ক্রীড়ানুষ্টানের বর্ণনা)

প্রাতিষ্ঠানিক দরখাস্ত ছাড়াও আমাদের অনেক সময় ব্যক্তিগত চিঠি লিখতে হয়। বন্ধুদের কাছে লেখা চিঠির ফরম্যাট দরখাস্ত থেকে সম্পূর্ণ আলাদা। এখানে একটি নমুনা দেওয়া হলো।

মিরপুর-২, ঢাকা। ১৫ নভেম্বর, ২০২০

প্রিয় হাসান, পত্রের প্রথমে আমার ভালোবাসা নিও। আশা করি আল্লাহর অশেষ রহমতে ভালোই আছো। আমিও পরিবারের সবাইকে নিয়ে ভালো আছি। এবারের চিঠিতে তুমি আমার বিদ্যালয়ের বার্ষিক ক্রীড়ানুষ্ঠানের সম্পর্কে জানতে চেয়েছ। এ বিষয় সম্পর্কে তোমাকে আজ সংক্ষেপে লিখছি।

গত ৭ ডিসেম্বর আমাদের বিদ্যালয়ের বার্ষিক ক্রীড়া প্রতিযোগীতা অত্যন্ত আনন্দঘন পরিবেশে সম্পন্ন হয়েছে। এবারের ক্রীড়ানুষ্ঠান বেশ জাঁকজমক ভাবে করা হয়েছে। ঢাকা জেলা শিক্ষা অফিসার আমাদের অনুষ্ঠানে প্রধান অতিথি হিসেবে উপস্থিত ছিলেন। আর সভাপতি হিসেবে ছিলেন আমাদের বিদ্যালয়ের সুযোগ্য প্রধান শিক্ষক জনাব রফিকুল ইসলাম। সকাল ৯টায় জাতীয় পতাকা উত্তোলনের মাধ্যমে মূল অনুষ্ঠান শুরু হয়। অনুষ্ঠানে বিভিন্ন ধরনের আকর্ষণীয় খেলা ছিল। আমি ১০০ মিটার দৌড়ে ও লংজাম্পে অংশগ্রহণ করেছিলাম এবং দুটিতেই প্রথম হয়েছি। খেলা শেষে বিকেল ৪টায় পুরস্কার বিতরণ শুরু হয়। অতিথিদের হাত থেকে পুরস্কার গ্রহণ করার সময় আমার অনেক ভালো লেগেছে এবং আমি অনেক গর্ববোধ করেছি।

আজ আর নয়। তোমার আব্বা-আম্মাকে আমার সালাম জানিও। ছোট ভাই-বোনদের আমার স্নেহ ও ভালোবাসা দিও। সময় পেলে আমাদের বাড়িতে বেড়াতে এসো।

ইতি, তোমার বন্ধু আনোয়ার

(বিঃদ্রঃ ব্যক্তিগত চিঠির শেষে অবশ্যই একটি খাম আঁকতে হবে। খামের বাম পাশে ‘প্রেরক’ এবং ডান পাশে ‘প্রাপক’ এর নাম ও পূর্ণ ঠিকানা লিখতে হবে। সাথে ডাকটিকেট যুক্ত করতে হবে।)

নমুনা ৩: বড় বোনের বিয়ে উপলক্ষে ছুটির আবেদন (প্রাথমিক বিদ্যালয়)

প্রাথমিক বিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের জন্য ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম তুলনামূলক অনেক সহজ ও সংক্ষিপ্ত হয়।

তারিখ: ১৪.০৭.২০২২

বরাবর, প্রধান শিক্ষক, তেলিগাতি সরকারি প্রাথমিক বিদ্যালয়, নেত্রকোনা।

বিষয়: বড় বোনের বিয়ে উপলক্ষে ৩ (তিন) দিনের ছুটির আবেদন।

জনাব, সবিনয় নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের চতুর্থ শ্রেণির একজন নিয়মিত ছাত্রী। আগামী ১৭ ফেব্রুয়ারি আমার বড় বোনের বিয়ের দিন ধার্য করা হয়েছে। বাড়িতে অনেক মেহমান আসবে এবং বিভিন্ন কাজ থাকবে। এ কারণে আগামী ১৬ ফেব্রুয়ারি থেকে ১৮ ফেব্রুয়ারি পর্যন্ত আমার পক্ষে বিদ্যালয়ে উপস্থিত হওয়া সম্ভব হবে না।

অতএব, জনাবের নিকট আমার বিনীত আবেদন এই যে, আমাকে উক্ত ৩ (তিন) দিনের ছুটি দানে যেন মর্জি হয়।

নিবেদক, আপনার একান্ত অনুগত ছাত্রী সুলতানা পারভীন শ্রেণি: চতুর্থ রোল নং: ১১

নমুনা ৪: অসুস্থতাজনিত কারণে ছুটি মঞ্জুরের জন্য আবেদন (স্কুল)

স্কুলে পড়ার সময় জ্বর বা অন্য কোনো অসুস্থতার কারণে অনুপস্থিত থাকলে পরবর্তীতে যে দরখাস্ত লিখতে হয় তার একটি উৎকৃষ্ট নমুনা নিচে দেওয়া হলো।

তারিখ: ২৫ জানুয়ারি, ২০২৪

বরাবর, প্রধান শিক্ষক, আদর্শ সরকারি প্রাথমিক বিদ্যালয়, ধানমন্ডি, ঢাকা।

বিষয়: ছুটি মঞ্জুরের জন্য আবেদন।

জনাব, বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার বিদ্যালয়ের চতুর্থ শ্রেণির একজন ছাত্র। গত ২২ জানুয়ারি থেকে ২৪ জানুয়ারি পর্যন্ত আমি হঠাৎ করে তীব্র ভাইরাল জ্বরে আক্রান্ত হয়ে পড়ায় স্কুলে উপস্থিত হতে পারিনি। ডাক্তারের পরামর্শ অনুযায়ী এই তিন দিন আমাকে সম্পূর্ণ বিশ্রামে থাকতে হয়েছে।

অতএব, অনুগ্রহ করে আমার অসুস্থতার বিষয়টি বিবেচনা করে আমাকে উক্ত তিন দিনের (২২-২৪ জানুয়ারি) ছুটি মঞ্জুর করতে জনাবের মর্জি হয়।

নিবেদক, আপনার একান্ত অনুগত ছাত্র সমীর তালুকদার শ্রেণি: চতুর্থ রোল নম্বর: ৫

আরও পড়ুনঃ বাংলাদেশের কৃষক রচনা ২৫ পয়েন্ট সহজ ভাষায়

দরখাস্ত লেখার সময় যে সাধারণ ভুলগুলো এড়িয়ে চলবেন

অনেকেই ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম জানার পরও কিছু সাধারণ ভুল করে ফেলেন। এই ভুলগুলোর কারণে একটি সুন্দর application writing তার মান হারিয়ে ফেলে। নিচে এমন কিছু ভুলের কথা উল্লেখ করা হলো যা অবশ্যই পরিহার করা উচিত:

১. ভুল বানান এবং অস্পষ্ট বাক্য: দরখাস্তে কোনোভাবেই বানান ভুল করা যাবে না। বাক্য গঠন হতে হবে অত্যন্ত সহজ ও সাবলীল যেন প্রাপক একবারেই মূল কথা বুঝতে পারেন। ২. বিষয়ের অস্পষ্টতা: “বিষয়” অংশে অনেক লম্বা লাইন লেখা থেকে বিরত থাকুন। বিষয়টি এমন হওয়া উচিত যা দেখে এক নজরেই বোঝা যায় দরখাস্তটি কী ব্যাপারে। ৩. অতিরিক্ত তথ্য প্রদান: ছুটির দরখাস্তে অহেতুক ব্যক্তিগত গল্প বা অতিরিক্ত আবেগের প্রকাশ ঘটানো অনুচিত। শুধু মূল কারণটি সংক্ষিপ্তভাবে উপস্থাপন করতে হবে। ৪. সঠিক তারিখ ও দিন উল্লেখ না করা: ছুটি কবে থেকে শুরু হবে এবং কবে শেষ হবে তা উল্লেখ না থাকলে কর্তৃপক্ষ বিভ্রান্ত হতে পারে। তাই তারিখের ব্যাপারে সতর্ক থাকুন। ৫. ফরম্যাট পরিবর্তন করা: একটি স্ট্যান্ডার্ড দরখাস্তের যে কাঠামো উপরে আলোচনা করা হয়েছে, সেটি সব সময় মেনে চলার চেষ্টা করবেন। এদিক-ওদিক করে লিখলে তা দৃষ্টিকটু লাগে।

ডিজিটাল মাধ্যমে বা ইমেইলে দরখাস্ত লেখার নিয়ম

বর্তমান যুগে অফিস-আদালতে কাগজের দরখাস্তের পাশাপাশি ইমেইলের মাধ্যমে leave application জমা দেওয়ার প্রচলন অনেক বেড়েছে। ইমেইলে ছুটির দরখাস্ত লেখার নিয়ম কিছুটা ভিন্ন। এক্ষেত্রে ইমেইলের “Subject” লাইনে দরখাস্তের বিষয়টি লিখতে হয় (যেমন: Application for Sick Leave – [আপনার নাম])। বডিতে প্রাপককে সম্মান জানিয়ে সরাসরি মূল কথা লিখতে হয়। ইমেইলে সাধারণত তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে থাকে বলে আলাদা করে তারিখ লেখার প্রয়োজন হয় না। তবে ছুটির শুরুর এবং শেষের দিন বডিতে স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হয়। শেষে ডিজিটাল সিগনেচার বা নাম ও পদবি যুক্ত করতে হয়।

পরিশেষে বলা যায় যে, সঠিক দরখাস্ত লেখার নিয়ম আয়ত্ত করা খুব কঠিন কোনো কাজ নয়। একটু মনোযোগ দিয়ে এর মূল কাঠামোটি বুঝে নিলে যে কোনো পরিস্থিতির জন্যই মানসম্মত আবেদনপত্র লেখা সম্ভব। আপনি স্কুলে পড়ুন, কলেজে বা অফিসে চাকরি করুন, সঠিকভাবে মনের ভাব প্রাতিষ্ঠানিক উপায়ে প্রকাশ করতে একটি নির্ভুল দরখাস্তের কোনো বিকল্প নেই। উপরের নিয়ম এবং নমুনাগুলো অনুসরণ করে এখন থেকে আপনি নিজেই নিজের প্রয়োজনীয় যেকোনো ছুটির আবেদন নির্ভুলভাবে লিখতে পারবেন বলে আমরা বিশ্বাস করি।